Problem

En vårdcentral i mellansverige med 12000 listade patienter hade långa köer till sin psykolog. Som ett försök att motverka detta hade man börjat arbeta med Integrerad beteendehälsa. Psykologen hade fler korta besökstider varje dag och man hade även ”öppnat upp” tidboken så att all personal direkt kunde boka in patienter på lediga tider. Psykologen var positivt inställd till arbetssättet och gick helt in för att arbeta med den nya modellen. Trots det blev tidboken snabbt fullbokad och det började åter bli svårt att hitta tider för nybesök och även för återbesök i de fall det behövdes.

Analys

På vårdcentralen arbetade en ensam psykolog på 100% (samt en psykoterapeut på 20% som hade en egen kö med patienter). Psykologen hade börjat arbeta med integrerad beteendehälsa och hade i samband med detta helt öppnat upp tidboken så att andra vårdgivare kunde boka in patienter för bedömning.

Då psykologen var relativt ny vad tidboken målad med sex bokningsbara tider per arbetsdag. (Målet på lång sikt var målet att öka detta till ca åtta tider per arbetsdag). Psykologen hade sedan starten för någon månad sedan träffat ca 90 nya patienter men enbart hunnit med ca 80 återbesök. För att hitta tid för återbesök hade psykologen tvingats boka återbesök allt längre fram i kalendern och tidboken var nu helt fullbokad flera veckor framåt. Detta hindrade både möjligheten för fler nybesök men också möjligheten för patienter i behandling att få återbesök.

Flödesberäkning:

Av totalt 170 tider var alltså 90 nybesök. Om dessa besök fördelats jämt mellan alla patienter innebär det 1,8 besök per patient i genomsnitt, dvs. 0,8 återbesök per patient. Om man jämför detta med statistik från exempelvis Sävja VC där man framgångsrikt arbetar med Integrerad beteendehälsa får patienter på Sävja VC i genomsnitt ca 2-3 återbesök, dvs totalt 3-4 besök inkl. det första bedömningssamtalet.

90 patienter som i genomsnitt får 3,5 besök innebär totalt 315 besökstider. Eftersom psykologen under denna tidsperiod endast haft 170 besökstider totalt låg psykolog alltså ”back” 145 besökstider och det var dessa som nu hade fyllt upp tidboken och bildat en kö för återbesök.

Åtgärd

Tillsammans med psykologen och vårdcentralschef skapar vi en åtgärdsplan i två steg.

Åtgärd

Steg 1 handlar om att begränsa inflödet av patienter så att psykologen hinner arbeta ikapp. Därför beslutar vi att begränsa antalet nybedömningar till en om dagen. Om psykologen lyckas begränsa dessa patienters genomsnittliga besök till tre om dagen innebär det att det återstår tre besökstider varje dag för att jobba undan kön för återbesök. Enligt vår uträkning handlade det om totalt 145 tider vilket med takten 3 om dagen kommer att ta ca 10 veckor.

En lösning hade varit att öka antalet besök per arbetsdag för psykologen. Eftersom psykologen var relativt ny så bedömdes detta dock inte vara en lämplig åtgärd som ett första steg. Däremot fullt möjligt längre fram i steg 2.

En lösning hade i detta läge varit att helt stanna inflödet av patienter. På detta sätt skulle det gå betydligt snabbare att arbeta bort kön. Detta kommer dock att få stora konsekvenser för den övriga vårdcentralen som helt förlorar sin psykologresurs och risken är också att vårdcentralen under stoppet tappar sina rutiner för direktbokning till psykolog och att det dessutom skapas en ny kö i form av exempelvis internremisser eller lappar i psykologens postfack.

För att kompensera för det minskade nyintaget av patienter skapar vi också ett nytt alternativ där övrig personal kan erbjuda patienter tid till en ”informationsmföreläsning” om egenvård vid psykisk ohälsa. Detta är visserligen inte ett fullvärdigt alternativ till individuell bedömning men kan för vissa patienter vara ett fungerande alternativ. På så vis minskar vi även trycket på nybedömningar.

För att också öka genomströmningen av patienterna beslutas att psykologen ska starta en eller två öppna grupper som alternativ till individuella återbesök för vissa patienter. Detta kan eventuellt ske i samarbete med vårdcentralens psykoterapeut.

Steg 2

När kön till återbesök är borta kan vi åter öka inflödet av patienter till nybedömning. Den exakta omfattningen för detta behöver vi dock räkna på men uppskattningsvis kan det innebära mellan 1,5-2 st per arbetsdag.

I detta steg kan vi även öka antalet återbesök per arbetsdag i takt med att psykologen återfår kontrollen och blir mer varm i kläderna. Detta kan exempelvis ske genom att ytterligare öka gruppverksamhet och/eller samt planera in snabbspår med fler korta individuella återbesök.

Sammanfattning

Integrerad beteendehälsa är en arbetsmodell som passar de flesta vårdcentraler. Många gånger behöver modellen dock anpassas till vårdcentralens specifika förutsättningar. I detta fall handlade det om att ett alltför omfattande besökstryck gjorde att tidboken snabbt blev överbokad trots att psykologen arbetade enligt modellen.

Lösningen blev att ta ett steg ifrån modellen och åter begränsa inflödet för individuella bedömningar. Samtidigt öppnade vi upp möjlighet att ändå erbjuda hjälpsökande patienter behandling i form av öppna föreläsningar. På så vis hade övrig personal ändå alltid något att erbjuda!